6电子邮件永远不会发送 2017-05-08 05:25:05

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故事由Makeuseofcom提供作者:Ryan Dube电子邮件很难实现很难在电子邮件中找到你真正想说的内容,有一半时间人们几乎总会误解你很多问题都归结为人们这样的事实你写的是看不到你的脸他们看不到你脸上的笑容,你看不到他们脸上的表情 - 人类通过面部表情理解言语情感的自然能力是完全无效的在电子邮件中那么,什么可以取代面部表情和语调

如何有效地传达您的信息,而不会让您的所有朋友或办公室里的每个人都对您有所了解

作家彼得·德鲁克曾写道:“沟通中最重要的是听到未说的内容”我会更进一步,并说发送电子邮件时最重要的是澄清,以便收件人不会听不到什么不说实际上,导致电子邮件通信的大多数问题的原因是当收到电子邮件的人解释你暗示的各种可怕的事情时,即使你只写了一行这就是什么导致仇恨和不满这就是造成怨恨的原因这就是为什么早上会议对面的那个人瞪着你,因为你曾在昨天下午寄出的电子邮件中抄过他,他把它作为一个个人攻击:1发送小说当我第一次开始担任工程师时,我的第一个犯罪之一就是我几乎总是会写出三到四段的电子邮件

原因不仅仅是因为我可以打字st,但是因为我总觉得如果我留下任何细节,人们就不会真正理解我在说什么在某种程度上可能是真的 - 我们会在一分钟内收到过于简短的电子邮件 - 但是为了简单起见有一些东西当你写这么复杂的电子邮件时,你却没有以各种方式传达你的信息

首先,你写了这么多的事实意味着你对你的时间没有多少尊重的人,如果你经常这样做,你一定会让他们恼火第二,虽然组成几段的500字的电子邮件对你来说很有意义,你很可能会让每个人感到困惑 - 给他们一个偏头痛如果你是一个文字匠并且倾向于过度写作,然后总是回去开始工作“砍掉”那些句子想出新的和创造性的方法来缩短它们,或者你可以完全删除它们也许你提供的太多了信息告诉人们他们需要什么不,你不想要他们知道你知道你知道吗

2发送双字电子邮件小说电子邮件的相反违规行为是一两句话的电子邮件,根本不能解释任何事情

这类似于我在餐桌上问我的孩子的时候,“你今天过得怎么样

”过了一会儿,一个不情愿的回答,“很好”不知道为什么我甚至打扰,我按下“你做了什么,有什么乐趣

”不可避免的答案,“不,不是真的”我老实说不明白为什么有些人甚至打扰使用电子邮件如果你很幸运,这个人的电子邮件将包含一个完整的句子如果你运气不好,那个人会要求你为他们做点什么,但没有费心去解释他们想要你的确切内容当你在荒野中间迷路时,通过无线电发出求救信息,并且没有通知救援人员你的坐标是什么,这是非常令人沮丧的,因为人们不得不努力去理解什么

你正在谈论的地球更糟糕的是,你可以实现y迫使他们浪费时间回复你的电子邮件,只是要求你详细说明我怀疑大多数有这个问题的人都会写这么短的电子邮件,因为打字是一项艰苦的练习并不是每个人都可以输入超过60到70个单词分钟,所以你必须对这个小组有一点同情3发送大量电子邮件意见一个人你真的想打勾吗

向你办公室里的每个人发送一封大量的电子邮件只是为了谴责一个人他们做错的事我称之为“公共羞辱”电子邮件通常,办公室里的每个人都可能已经知道某个人犯了错误,但经理可以别管它了 因此,他们向每个人发送了一封大量的电子邮件,详细解释了为什么某个特定的行为是错误的,或者为什么这个特定的错误是如此糟糕我不得不承认,在我过去的一些管理角色中,我陷入这种行为我已经看到我的其他同事也这样做这是一个容易犯的错误,因为你可能真的想确保你管理的其他人都没有犯同样的错误现实是,如果每个人都已经知道了,犯错误的人会受到羞辱如果他们不知道这一点,每个人都会感到困惑,不确定你是否在谈论他们这么简单 - 与那个人谈论具体问题犯了错误然后,如果你认为这对每个人都足够重要,发送一个通知,但听起来好像只是一个从高级管理层下来的一般“FYI” - 这消除了指责的语气,使其不那么个性化4 Using Dramatic副词在电子邮件中的另一种非常常见的行为 - 通常来自那些对他们的工作非常热衷的人,或者关于正在讨论的特定项目的行为这种行为是过度使用非常戏剧性的副词句子,如“那种设计只是可怕的错误”或者“那种方法含糊不清”只是为了将情感引入讨论当你看到那些没有副词的句子时,你可以看到有多么商业化 - 而且更不那么对抗 - 否则,你只是偶然遇到过-dramatic,被宠坏的小子尝试没有副词那个设计是错的那个方法很模糊它可能不会让收件人满意 - 但它也不会攻击它们并让它们处于防御状态它更专业,你可能实际上能够成为一个成熟的成年人,即使你不同意某人,也会让自己失望5过度使用被动语态实际上直到我写作生涯的最后阶段我真的,真的了解和理解被动语态学习它的问题在于,你开始在任何地方看到它被动语音最普遍的用途之一是在电子邮件中,因为被动语态允许一个人将自己与行动分开而不是说,“我开车送客户到机场”,直接负责你的责任,你可能会写道:“客户被带到机场”这是一种人们常常相互担心的责任

任何事情,因为如果出现任何问题,他们不想被指责这些人是那些抱怨冒险者 - 那些负责完成工作的人 - 获得认可或晋升真相是,人们看透了电子邮件中的被动语态如果您已完成任务或完成目标,请不要害怕信用! 6在背后拍拍自己奇怪的是,在电子邮件中一直使用被动语态的人的相反极端,是几乎总是在第一人称写所有内容的人阅读他们的电子邮件,你会认为项目不是团队努力,这是个人成就你会认为发送电子邮件的人绝对完成了所有的工作!你如何识别这些电子邮件

计算“我”这个词的出现情况阅读这类人的电子邮件,显然他们觉得整个世界围绕着他们,并且每个人都应该为他们一手掌握的所有工作给予他们不变的荣誉完成这些电子邮件总是让队友感到沮丧和完全不受重视这种方法是快速通过与同行的愤怒和隔离我敢肯定有很多其他类型的电子邮件真的很烦人冒犯别人我敢打赌你有自己的清单太!什么样的电子邮件真的让你失望

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